テレワーク時代の新人教育の効果を上げるには？

コロナ禍の影響により急速に広まったテレワークは、すっかり一つの文化としてビジネスの現場に定着しました。コロナ時代に入社した多くの新人も、テレワークの環境下で仕事に従事するのが一般的に。しかしその新人を教育する立場の上司や先輩からは、新人の教育がしにくくなったという声が聞こえてきます。

果たしてテレワークの環境下において、新人教育はどのように変化したのでしょうか。今回はテレワーク時代における新人教育の現状と、効果をあげるための対策についてご紹介します。

テレワーク下での新人教育に伴う課題

コロナ禍の完全な収束は見えないものの、新型コロナと共存する “アフターコロナ”の意識が広まっています。ビジネスの現場においても、テレワークを用いた業務体勢を継続する企業は多く、かつては対面で行っていた新人への教育や指導もテレワーク下で行われています。

オンラインでの指導には時と場所を選ばない便利さがある一方、教育方法につまづきを感じるという声も。テレワーク下における教育の現場では、どのような問題が起きているのでしょうか。

反応がわかりにくい

テレワークによる新人教育が抱える問題の一つに、新入社員の反応が見えにくいという点があります。

直接対面で行う指導では、表情の動きや仕草、立ち振る舞いなどから新入社員の理解度の推測が可能でした。しかしテレワークの環境においては、画面から見える表情以外の情報が伝わらず、教える側に理解度が伝わらないという現象が発生します。

新入社員が十分に理解できていないとしても、教える側が気づけないまま先に進んでしまうことも。反応が見えないことによる指導漏れのリスクが、対面指導よりも大きくなっています。

ニュアンスでは伝わらない

対面での指導では、教える側が言葉ではなく行動で教えることも多々あります。言葉で説明しにくい業務を実演することで、新入社員に見て覚えさせるという手法がとられていました。

しかしテレワークの環境においては、実演による指導には制限が加わります。画面越しで見せても理解しにくいことも多く、必要な情報が十分に伝わらない恐れも少なくありません。テレワークにおいては、実演して見せる努力は続けながら、実演により省略できていた言葉での指導を、より確実に行う必要が出てきています。

『オンラインでも好かれる人・信頼される人の話し方』

オンラインでの伝える技術を磨くには、オンラインならでは伝え方のテクニックを学習することがおすすめです。『オンラインでも好かれる人・信頼される人の話し方』では全日本空輸株式会社などの企業で数多くのお客様へのサービスを経験した著者が、オンラインで必要になるテクニックや、それを実現する具体的な方法について解説しています。

業務外コミュニケーションが取りづらい

上司や先輩が対面で行う新人の指導は、コミュニケーションとしての役割も果たしています。指導の合間や仕事終わりでのちょっとした雑談がお互いの理解を深め、信頼関係の構築に繋がっていました。

しかしテレワーク下では雑談の機会が減ってしまい、業務に必要な話以上のコミュニケーションが非常に取りにくくなっています。先輩や上司から気軽に話しかけられない状況では、新人側からもコミュニケーションを取ることにハードルを感じるケースも。業務外の小さなコミュニケーションで培われた信頼関係が育たないため、お互いにやりにくい環境が続いてしまうといった課題も発生しています。

テレワークで効果の高い新人教育を行うには？

テレワークでの新人教育には、従来の対面指導にはない問題が多く見られます。そうしたテレワークならではの課題をクリアし、効果の高い新人教育を行うにはどのような点に注意すればいいのでしょうか。

オンラインとオフラインで伝える内容を分ける

先述のように、業務外のコミュニケーションなど、オンラインの研修だけではフォローしきれない要素もあります。すべてをテレワーク環境下で解決するのが困難なら、オンラインとオフラインで伝達する内容を分けてみましょう。

テレワークを導入した企業においても、オフィスへ出社する機会を設けている場合があります。もし自社において出社の機会があるなら、短い時間でもお互いのコミュニケーションの機会を作り、オンラインではできない交流の時間を持ちましょう。

業務目的の共有と目標の設定

対面での指導は、その場その場で方針を決めながら行えます。指導に対する反応もダイレクトに感じられるので、新人がどこに向かって進んでいるのか、先輩側も把握が容易です。

しかし、オンラインの指導は常に顔を合わせるわけではないため、指導の方針に一貫性を持ちにくい側面があります。新人が何を目標にしたらいいか迷いやすくなりますので、指導の対象となる業務の目的や、指導の目標を明確にし、新人が自律して対応を進められる状態をつくりましょう。

『これからのテレワーク 新しい時代の働き方の教科書』

テレワーク下での業務目的の管理にもテクニックがあります。中でも大切なのが、数値による「見せる化」。業務改善やコスト削減を実現するために、状況を意識的に数値にして共有していくことが有効な手段の一つです。2020年出版の『これからのテレワーク』では、人材コンサルタントでもある著者が、この他にも様々なテレワーク下での働き方のテクニックを紹介しています。

定期的なコミュニケーションの機会を設定する

テレワークの導入が進むにつれ、社員同士によるコミュニケーションの機会が減ってしまうケースがあります。長年顔を合わせていた古株同士なら大きな問題はないかもしれませんが、これから会社になじもうとしている新入社員にとっては、先輩や同僚と交流するチャンスがなく、孤独を感じやすくなってしまうでしょう。

信頼関係の希薄さは、オンラインによる指導の成果にも直結します。指導の時間だけで補いきれないコミュニケーションは、定期的に1on1を設定するなどして、交流の機会を増やすとよいでしょう。

『AI分析でわかったトップ５％リーダーの習慣』

オンラインでの1on1では、特に新人に「話させる」ことが重要です。トップ5%のリーダーは会議で発言する頻度が多く、時間は短いようです。短時間で的を得て話すことで、相手の発言を引き出しているのです。『AI分析でわかったトップ５％リーダーの習慣』ではこの他にも、膨大なデータをAIと人間で解析し、withコロナ時代でも成果を挙げるリーダーの特徴を解説しています。

ロールプレイングの実施

会社に出勤した環境では、先輩の電話対応や商談のやり方を目で見て学ぶ機会も得られました。しかしテレワークが進んだことで、新人はそうした対応に触れる機会を失うことに。同時に指導する側も指導のハードルが大きく上がっています。

現場で対応のやり方を見せる機会を作れないなら、擬似的な体験を得られるロールプレイングを活用するとよいでしょう。オンライン上で与えたルールやマナーを踏まえて先輩相手に実践させ、実際にお客様のお相手をする前には一通りの経験ができている状態にできると、新人も安心感をもってお客様の応対に取り組めるでしょう。

課題を与えて進捗を確認する

ひとつの仕事を一緒に行うのが難しいオンライン環境では、新人にいきなり仕事を任せるのは怖いという指導者側の意見もあります。まずは小さな課題やルーティーンとして取り組める業務を与え、対応の進捗をチェックしていくのがよいでしょう。

与えた課題への対応結果から新人の成長度や問題を分析し、細やかにフィードバックを戻すのが理想的です。先輩は新人の成長を実感でき、新人側も放置されずにしっかり指導を意識してもらえていると感じるため、お互いの信頼関係の構築にも繋がります。

テレワークでの新人研修をサポートする、flier法人版

最後に当社フライヤーが提供するサービス「flier法人版」を活用した新人教育についてご紹介いたします。

flier法人版は、2,700冊を超えるビジネス書籍の要約を自由に閲覧できるサービスです。ビジネス書籍の数百ページ分を、わずか10分で読める文章量に要約。短い時間で効率よく学べる教材としてご活用いただけます。

オフラインでの対面指導とは異なり、オンラインでの新人教育は目が届きにくい一面があります。課題や研修資料も十分に与えられない状態が続くと、新人側も放置されていると感じてしまい、先輩や会社への信頼を培えません。

flier法人版は、ビジネスに関するあらゆる本をわずか10分に要約。短い時間で知識をインプットできる要約は、会社から提供する教材としてはうってつけ。新人が自ら自律的に学ぶきっかけとなります。また投稿をグループ内に共有できる「学びメモ」を活用すれば、要約への感想や意見を通じ、お互いをよく知る濃密なコミュニケーションがとれるでしょう。

テレワーク環境下での新人教育の方法をお考えの企業様は、ぜひflier法人版のご利用をご検討ください。

まとめ

テレワークの普及により業務の効率化が進んだ一方、新人教育に新たな難しさが生まれました。テレワークによる新人教育が抱える問題は、反応のわかりにくさや交流の希薄さといった、コミュニケーションの質に起因するものが大半です。指導側と新人側の信頼関係を築けるよう、オンラインならではの手法や適度なオフラインを交え、濃密なコミュニケーションにつなげていきましょう。

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